À l’approche de la fin du Visa Working Holiday, une partie des expatriés souhaite poursuivre l’aventure nippone après une première année convaincante. Après un PVT non renouvelable, il faut s’orienter vers un autre type de visa. Celui que nous allons aborder dans cet article est le Visa Travail (就労ビザ).

Dans cet article, Kimi vous explique les démarches pour demander un changement de statut et ainsi obtenir son premier visa travail.

Oui, depuis un Visa Working Holiday entre autres, il faut donc procéder à un changement de statut. Cette demande s’applique aux ressortissants étrangers qui séjournent déjà au Japon et souhaitant modifier leur statut actuel de résidence. Il faut effectuer la demande avant la date d’expiration du statut actuel. Il est préférable de commencer les démarches un mois avant environ.

※ Documents à fournir pour constituer le dossier

Le dossier est à la fois préparé par vous-même et votre employeur qui doit fournir des documents supplémentaires, notamment sur l’entreprise et ses activités. Ces documents dépendent du type de statut de résidence (在留資格) souhaité.

• Le formulaire de demande de changement de statut (在 留 資 格 変 更 許 可 申 請 書) partie employé (申請人等作成用 ) et partie employeur (所属機関等作成用)
• Une photo d’identité (証明写真) format 3*4cm datant de moins de 3 mois
• Une photocopie du passeport en cours de validité et de la carte de résident actuelle (パスポート及び在留カード(表裏)の写し)
• Une photocopie du contrat de travail (労働契約書の写し)
• Une photocopie du dernier diplôme (最終卒業証書の写し)
• Une attestation de travail (在職証明書) fournie par l’employeur
• Documents justifiant les activités de votre employeur et de ses bénéfices (全部事項証明書, 決算文書) fournis par l’employeur
• 4 000¥ en timbres fiscaux (収入印紙) à payer si l’application est acceptée, le jour du retrait du visa. Le prix varie selon le statut.

※ Préparer le dossier

Contrairement au PVT, la préparation du dossier s’avère moins laborieuse ! Pas mal de paperasse mais moins de choses à écrire !

• Le formulaire de demande de changement de statut (在 留 資 格 変 更 許 可 申 請 書) : à télécharger ici ou à récupérer en format papier dans les bureaux d’immigration et à compléter en anglais ou en japonais. Il y a différents formats selon le statut de résidence (在留資格), l’objet du séjour et les activités professionnelles effectuées au Japon (Engineer/Specialist in Humanities/International Services, Student, Permanent Resident…) mais les informations à remplir sont en général les mêmes. Il faut donc choisir le bon statut de résidence (在留資格) en fonction de l’activité exercée au Japon. La liste se trouve sur cette page. Sur une première page, renseigner les informations personnelles : nationalité (国 籍), nom (氏 名), coordonnés, emploi (職 業), numéro du passeport (旅券番号), statut de résidence actuel (現に有する在留資格) ainsi que la date d’expiration (在留期間の満了日), numéro de la carte de résident actuelle (在留カード番号), statut de résidence souhaité (希望する在留資格) ainsi que la durée (在留期間), raison du changement (更新の理由). Concernant le statut, la liste est disponible sur la deuxième page du formulaire selon les activités souhaitées. Puis sur la dernière page, renseigner les coordonnés de l’employeur (勤務先), le parcours académique (最終学歴) et professionnel (職 歴).
• Et c’est le seul document à remplir par le demandeur du visa !

※ Dépôt du dossier

C’est là que c’est plus contraignant ! Aller au bureau d’immigration ayant juridiction sur la préfecture du lieu de résidence. Ils ouvrent du lundi au vendredi de 9h00 à 16h00. On compte plusieurs bureaux et plusieurs branches dans chaque région qui couvrent les différentes préfectures. Les grands bureaux, soit les sièges sociaux de chaque région sont incroyablement bondés et demandent parfois de camper pour être sûr d’être dans les premiers et d’en finir le plus tôt possible. Les succursales étant pour certaines des bureaux beaucoup plus petits sont moins animées.

Donc pour ne pas passer sa journée au bureau, arriver avant l’ouverture et opter pour une succursale !

Tokyo Regional Immigration Bureau
Adresse : 5-5-30 Konan, Minato-ku, Tokyo
Accès : Shinagawa Station (JR Lines) sortie Konan ou sortie Est
A pied cela prend 30 minutes mais il y a le bus n°99 à la sortie de la gare au terminal 8 qui va jusqu’au bureau. Descendre à l’arrêt « Tokyo Nyukoku Kanrikyoku-mae ».

La liste complète des bureaux est disponible sur le site de l’immigration.

A l’arrivée, il faut se diriger vers la section dédiée aux visas (dans les grands bureaux, c’est souvent au deuxième étage) puis se diriger au comptoir d’information (相談, Information Center) ou à la réception (受付) pour vérifier la présence de tous les documents avec passeport et carte de résident et si les formulaires sont bien remplis. Puis se rendre au guichet d’application (申請) pour remettre dossier, carte de résident et passeport. En échange, le demandeur du visa reçoit un ticket avec un numéro et la carte postale (ハガキ) qui sera envoyée au domicile une fois le dossier évalué.

Entre 30 minutes et deux heures d’attente, cela dépend de l’affluence, et le numéro est appelé. Le demandeur remet la carte postale complétée avec nom et adresse et il récupère son passeport avec une notice d’acceptation de la demande (申請受付票) mentionnant le numéro de dossier et expliquant que pendant son étude, il est possible de rester jusqu’à deux mois sur le territoire japonais, ainsi que la carte de résident tamponnée de la mention 在留期間更新許可申請中 (demande d’extension de la période de séjour en cours) indiquant donc que le statut est en cours de changement. Il ne reste plus qu’à attendre le verdict final !

※ Réception du Visa

Environ deux semaines après le dépôt du dossier, la carte postale (ハガキ) arrive à l’adresse qui a été renseignée lors du dépôt du dossier. En général, elle annonce la bonne nouvelle en indiquant de se présenter à l’immigration dans les deux semaines suivantes avec entre autres le timbre fiscal (収入印紙). Selon la demande et peut-être le bureau d’immigration, la durée du traitement du dossier peut-être plus longue, jusqu’à deux mois parfois !

Les timbres fiscaux (収入印紙) peuvent être achetés à la poste. Les grands bureaux d’immigration et sièges sociaux disposent en général de konbini dans lesquels on peut aussi en acheter exprès. Selon l’employeur, il est possible de négocier et que ce soit ce dernier qui règle les frais du timbre fiscal, et non le demandeur.

De retour au bureau d’immigration, le demandeur présente à la réception (受付) tous les documents requis, à savoir :

• La carte postale (ハガキ) reçue à domicile
• Le bon d’acceptation de la demande (申請受付票) qui a été agrafé au passeport
• Le passeport (パスポート)
• La carte de résident (在留カード)
• Le timbre fiscal (収入印紙) à 4 000 ¥

Il reçoit un ticket et patiente en général 30 minutes environ avant de récupérer sa nouvelle carte de résident. La durée de la période de validité ne répond pas toujours au souhait du demandeur et peut dépendre de beaucoup de critères : en premier le type d’activités, puis la durée du contrat de travail, le nombre d’années passées à habiter et travailler au Japon, l’expérience professionnelle, les diplômes… Les deux premiers visa travail sont susceptibles de ne durer qu’un an seulement avant de passer à trois ans ou encore cinq ans.

※ Kimi témoigne

J’ai reçu le sésame pour étendre mon aventure nippone : un Visa Travail ! Ce qui me permet donc de travailler à temps pleins, et de me poser pour minimum une année supplémentaire ! Préparation du dossier, se rendre à l’immigration pour le déposer et récupérer la nouvelle carte trois semaines après. Un soulagement car il parait que le premier est le plus difficile à avoir.

Donc ​7 juin 2016 rendez-vous au bureau d’immigration de Tokyo pour déposer mon dossier pour le visa. Je suis arrivée à 8h00 et il y avait déjà la queue aux portes pour l’ouverture à 8h30. A l’ouverture, il faut se tenir prêt à courir car tout le monde bouscule et fonce à toute allure pour être le premier ! On dirait des accro du shopping le premier jour des soldes !

Je me suis dirigée à la section B pour les applications au changement de statut et les dépôts de dossier, située au deuxième étage. J’ai couru pour arriver dans les 15 premières personnes ! J’ai pris un ticket et j’ai d’abord fait une vérification de mon passeport, ma carte de résident et que mon dossier était bien complet.

Puis on attend 9h00 que les bureaux ouvrent. C’est allé assez vite. Quand le numéro du ticket s’affiche, il faut se présenter au comptoir. Au moment de mon passage, à nouveau vérification du dossier et j’ai rempli la carte postale. Enfin, on m’a donné un reçu avec mon numéro de dossier et ma carte de résident, elle a reçu un tampon justifiant du changement de statut en cours de réalisation. A 9h20, c’était terminé !

La réponse est arrivée entre trois et quatre semaines après. J’ai bien reçu la carte postale indiquant d’apporter les documents cités ainsi que les timbres fiscaux. Je me suis donc dit que c’était dans la poche. Donc c’est reparti pour un petit tour au bureau d’immigration ! ​29 juin 2016, 7h55 arrivée au bureau d’immigration. Il y avait déjà une trentaine de personnes qui attendaient. A l’ouverture, je suis allée directement acheter mon timbre fiscal au Family Mart situé au rez-de-chaussée, qui est le seul konbini du coin à en fournir (eh oui, je pensais que ça se trouvait dans tous les konbinis, en fait non).

Ensuite, direction cette fois la section A pour le retrait des visas. En arrivant tôt et comme on peut entrer à partir de 8h30, ça va assez vite et à peine les bureaux ouverts à 9h00 on peut déjà donner les documents. J’ai pu rapidement remettre les miens et à 9h30 j’avais ma nouvelle carte entre les mains !

Je pensais que le bureau reprendrait mon ancienne carte de résident, mais finalement ils me l’ont aussi rendue avec un trou dedans en me disant de la jeter moi-même. Sauf que moi, j’ai préféré la garder en souvenir !

Voilà, mission accomplie ! Et l’aventure continue !

※ Vocabulaire

在留期間 (ざいりゅうきかん – zairyū kikan) = période de séjour
更新 (こうしん – kōshin) = mise à jour, renouvellement
パスポート (pasupooto) = passeport
在留カード (ざいりゅうかーど – zairyū kaado) = carte de résident
証明写真 (しょうめいしゃしん – shōmei shashin) = photo d’identité
労働契約書 (ろうどうけいやくしょ – rōdō keiyakusho) = contrat de travail
退職証明書 (たいしょくしょうめいしょ – taishoku shōmei-sho) = certificat de travail
収入印紙 (しゅうにゅういんし – shūnyūinshi) = timbre fiscal
申請受付票 (しんせいうけつけひょう) = bon d’acceptation de la demande
ハガキ (hagaki) = carte postale

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