Vous appréciez votre vie et votre travail au Japon et vous souhaitez prolonger votre aventure ? Contrat de travail renouvelé, il faut ensuite s’attaquer au renouvellement du visa travail ! Pour cela il faut procéder à une demande d’extension de la période de séjour (在留期間更新) auprès du bureau d’immigration (出入国在留管理庁).

Dans cet article, Kimi vous explique les démarches pour demander l’extension d’une période de séjour et ainsi renouveler son visa travail. 

Cette démarche s’applique plus généralement aux ressortissants étrangers souhaitant poursuivre leurs activités avec leur statut de résident actuel (visa travail, visa époux…). Il faut effectuer la demande avant l’expiration du statut de résident du demandeur, à partir de trois mois avant la date d’expiration.

※ Documents à fournir pour constituer le dossier

• Le formulaire de demande d’extension de la période de séjour (在留期間更新許可申請書) partie employé (申請人等作成用 )
•  La photocopie du passeport et de la carte de résident actuelle (recto-verso) (パスポート及び在留カード(表裏)の写し)
•  Une photo d’identité (証明写真) format 3*4cm datant de moins de trois mois
•  Une attestation de paiement des impôts (住民税の納税証明書) et un certificat de la taxe d’habitation (住民税の課税証明書) de l’année précédent celle de la demande
•  Les autres documents sont fournis par l’employeur ;) ! Sont inclus le formulaire de demande d’extension de la période de séjour (在留期間更新許可申請書) partie employeur (所属機関等作成用), une lettre de demande d’extension de la période de séjour, une copie du contrat de travail (労働契約書の写し) et le justificatif des activités de l’employeur (全部事項証明書) et de ses bénéfices (決算文書)
•  4 000 ¥ en timbres fiscaux à payer si l’application est acceptée

Attention ! Si entre temps le demandeur a changé d’entreprise et/ou d’emploi, des documents supplémentaires peuvent être demandés comme le certificat de travail (退職証明書) ou à nouveau une copie des diplômes.

※ Préparation du dossier

• Le formulaire de demande d’extension de la période de séjour (在留期間更新許可申請書) : à télécharger ici et à compléter en anglais ou en japonais. Il y a différents formats selon le statut de résidence, l’objet du séjour et les activités professionnelles effectuées au Japon (Engineer/Specialist in Humanities/International Services, Student, Long-Term Resident). Mais les informations à remplir sont les mêmes : nationalité (国 籍), nom (氏 名), coordonnés, emploi (職 業), durée d’extension souhaitée (希望する在留期間), raison de la demande d’extension (更新の理由), etc…
• Une attestation de paiement des impôts (住民税の納税証明書) et un certificat de la taxe d’habitation (住民税の課税証明書) : passé plus d’un an au Japon, les résidents étrangers paient aussi les impôts. Rendez-vous à la mairie, à la section « citoyens » (市民室) pour demander les documents. Récupérer d’abord un ticket et une fois son numéro appelé, se présenter avec carte de résident au comptoir des attestations écrites (証明書受付, Shomeisyo uketsuke) pour remplir avec l’aide de l’employé un formulaire de demande pour chaque document (納税証明申請書 et 市民税・県民税証明の申請書). Il faut y renseigner adresse, nom, date de naissance, numéro de téléphone, l’année d’imposition et le nombre d’exemplaires souhaités. Démarche faite en 15 minutes environ, c’est assez rapide pour récupérer les documents au comptoir de récupération des documents (お渡し窓口 Owatashi Madoguchi) et enfin payer les frais de service (de 200 à 600 ¥ environ) ! Attention : pour demander l’attestation des impôts sur une année, il faut aller à la mairie du lieu de résidence durant l’année concernée à la date du 1er janvier, sauf si la demande est faite à partir du 1er juin. Voici un exemple de ce à quoi ressemblent ces documents :

※ Dépôt du dossier

L’étape la plus contraignante peut-être ! Le dépôt du dossier est à effectuer au bureau régional d’immigration ayant juridiction sur la préfecture du lieu de résidence. Ils ouvrent du lundi au vendredi de 9h00 à 16h00. On compte donc plusieurs bureaux et plusieurs branches dans chaque région qui couvrent les différentes préfectures. Les grands bureaux, soit les sièges sociaux de chaque région sont incroyablement bondés et demandent parfois de camper pour être sûr d’être dans les premiers et d’en finir le plus tôt possible. Les succursales étant pour certaines des bureaux beaucoup plus petits sont moins animées.

Donc pour ne pas passer sa journée au bureau, arriver avant l’ouverture et opter pour une succursale !

Tokyo Regional Immigration Bureau (東京出入国在留管理局)
Adresse : 5-5-30 Konan, Minato-ku, Tokyo
Accès : Shinagawa Station (JR Lines) sortie Konan ou sortie Est (東京都港区港南５丁目５−30)
Prendre le bus n°99 à la sortie de la gare au terminal 8 et descendre à l’arrêt « Tokyo Nyukoku Kanrikyoku-mae ».

Tokyo Regional Immigration Bureau Kawasaki Branch Office (東京出入国在留管理局川崎出張所)
Adresse : Kawasaki West Joint Government Building, 1-3-14 Kamiaso, Aso-ku, Kawasaki City, Kanagawa Prefecture (神奈川県川崎市麻生区上麻生１丁目３−14)
Accès : Shin Yurigaoka Station (Odakyu Line), sortie Sud

Osaka Regional Immigration Bureau (大阪出入国在留管理局)
Adresse : 1-29-53 Nankou Kita, Suminoe-ku, Osaka (大阪府大阪市住之江区南港北１丁目２９−53)
Accès : Cosmosquare Station (Chuo Line, New Tram), sortie 4

La liste complète des bureaux est disponible sur le site de l’immigration.

A l’arrivée, il faut se diriger vers la section dédiée aux visas (dans les grands bureaux, c’est souvent au deuxième étage) puis se diriger au comptoir d’information (相談, Information Center) ou à la réception (受付) pour vérifier la présence de tous les documents avec passeport et carte de résident et si les formulaires sont bien remplis. Puis se rendre au guichet d’application (申請) pour remettre dossier, carte de résident et passeport. En échange, le demandeur du visa reçoit un ticket avec un numéro et la carte postale (ハガキ) qui sera envoyée au domicile une fois le dossier évalué.

Entre 30 minutes et deux heures d’attente, cela dépend de l’affluence, et le numéro est appelé. Le demandeur remet la carte postale complétée avec nom et adresse et il récupère son passeport avec une notice d’acceptation de la demande (申請受付票) mentionnant le numéro de dossier et expliquant que pendant son étude, il est possible de rester jusqu’à deux mois sur le territoire japonais, ainsi que la carte de résident tamponnée de la mention 在留期間更新許可申請中 (demande d’extension de la période de séjour en cours) indiquant donc que le statut est en cours de changement. Il ne reste plus qu’à attendre le verdict final !

S’il s’avère que des documents manquent ou que l’immigration souhaite des informations plus précises, elle fait parvenir par voie postale un courrier tamponné de la mention 特定記録 (document spécifique) contenant un avis de demande de documents (資料提出通知書) et une enveloppe à timbrer et à renvoyer dans les deux semaines suivantes avec les copies des documents demandés.

※ Réception du Visa

Environ deux semaines après le dépôt du dossier, la carte postale (ハガキ) arrive à l’adresse qui a été renseignée lors du dépôt du dossier. En général, elle annonce la bonne nouvelle en indiquant de se présenter à l’immigration dans les deux semaines suivantes avec entre autres le timbre fiscal (収入印紙). Selon la demande et peut-être le bureau d’immigration, la durée du traitement du dossier peut-être plus longue, jusqu’à deux mois parfois !

Les timbres fiscaux (収入印紙) peuvent être achetés à la poste. Les grands bureaux d’immigration et sièges sociaux disposent en général de konbini dans lesquels on peut aussi en acheter exprès. Selon l’employeur, il est possible de négocier et que ce soit ce dernier qui règle les frais du timbre fiscal, et non le demandeur.

De retour au bureau d’immigration, le demandeur présente à la réception (受付) tous les documents requis, à savoir :
① Passeport (パスポート)
② Carte de résident (在留カード)
③ Timbre fiscal (収入印紙) à 4 000 ¥ ou 1 200 ¥
④ Le bon d’acceptation de la demande (申請受付票) qui a été agrafé au passeport
⑤ La carte postale (ハガキ) reçue à domicile

Il reçoit un ticket et patiente en général 30 minutes environ avant de récupérer sa nouvelle carte de résident.

La durée de la période de validité ne répond pas toujours au souhait du demandeur et peut dépendre de beaucoup de critères : durée du contrat de travail, le nombre d’années passées à habiter et travailler au Japon, l’expérience professionnelle, les diplômes… Les deux premiers visa travail sont susceptibles de ne durer qu’un an seulement avant de passer à trois, cinq ou encore sept ans.

※ Ca peut arriver : changement d’emploi pendant la période de séjour

Muni d’un visa de plus d’un an, pour des raisons diverses, le résident change d’emploi et donc d’entreprise pendant la période de validité de son visa travail. Il faut savoir que si on quitte son emploi mais que le visa n’est pas encore périmé, il en perd malgré tout sa validité ! L’employeur en informe l’immigration et le résident dispose alors de trois mois pour retrouver un nouvel emploi auquel cas le délais dépassé, son visa ne sera plus valable. Une fois qu’il a retrouvé un travail, il en informe l’immigration sous un délais de 14 jours à compter de la date de changement. Ici aussi il y a différents formats selon les activités professionnelles effectuées au Japon. Dans le cas d’un visa Engineer/Specialist in Humanities/International Services, le formulaire à remplir est à récupérer sur le lien suivant : Notification of the affiliated (contracting) organization. Il faut en plus fournir une copie de la carte de résidence actuelle. Ils peuvent être remis au bureau régional d’immigration ayant juridiction sur la préfecture du lieu de résidence, ou bien soumis par internet ou voie postale en adressant son courrier au service d’enregistrement du bureau régional de Tokyo avec la mention 届出書在中 (formulaire de notification joint) écrit en rouge sur l’enveloppe.

L’adresse est la suivante :
〒108-8255 東京都港区港南５丁目５−30
東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当

※ Kimi témoigne

Quand j’ai renouvelé mon visa travail pour la première fois, j’habitais dans la préfecture de Kanagawa. Je me suis rendue à la branche de Kawasaki située près de la station Shin Yurigaoka et à 40 minutes de chez moi. L’avantage de ce bureau est que même en arrivant à 8h35, il y a rarement plus de dix personnes devant vous ! Plus besoin de camper ! Ça change du bureau d’immigration à Shinagawa où on peut trouver plus de 30 personnes en arrivant à 7h30.

Le bureau ouvre pile à l’heure. C’est tout petit donc c’est pas compliqué de trouver le bon comptoir, il n’y en a qu’un. Passage à la réception (受付) pour faire vérifier le dossier et récupérer la carte postale à remplir et un ticket. En étant numéro 3 vous pouvez vous rassurer de ne pas avoir à passer des heures au bureau… 😂 En effet en 30 minutes c’était fait ! J’ai récupéré ma carte de résident avec le tampon et la notice qui, à la différence du bureau d’immigration à Shinagawa, n’est qu’en japonais 😂.

La carte postale est arrivée environ deux semaines plus tard. J’ai pu aller chercher mon nouveau visa d’un an étant donné que mon nouveau contrat de travail n’était que d’un an à l’époque. C’est après signature d’un contrat de trois ans que j’ai pu enfin bénéficier, après les même démarches de faites, d’un visa de 3 ans !

Puis quand j’ai déménagé dans le Kansai, je me suis rendue au bureau régional d’Osaka. Le dépôt du dossier tranquille, mon directeur m’avait emmené et aidé pour la communication en japonais. Mais voilà, c’était trop simple ! D’abord, j’ai reçu un courrier m’indiquant qu’il manquait des documents. J’ai du les envoyer rapidement par courrier. Puis à nouveau deux longues semaines d’attente avant de recevoir la carte postale.

La récupération du visa, c’était le pompon ! J’étais arrivée en avance pour être sûre de passer la première et ne pas rester trop longtemps. J’avais bien fait ! Je me suis fait avoir pour la photo. Je ne sais pas pourquoi mais à ce moment je me suis dit que connaissant les Japonais, ils n’allaient pas accepter ma photo qui était la même que celle sur mon passeport renouvelé en novembre, soit six mois avant. Hors il faut une photo datant de moins de 3 mois. Je pensais économiser une photo mais finalement non ! Ils m’ont obligée à aller refaire des photos d’identité. Bonjour le gaspillage, et 800 ¥ de perdu… Alors que j’ai toujours la même tête… Je trouve cette condition vraiment stupide !

Kimi en chie toujours pour parvenir à ses fins, je me rappelle que ce jour-là j’étais malade et il pleuvait, tout pour passer une journée de merde. Mais au final, au bout de 20 minutes, mon numéro était appelé et on me rendait ma nouvelle carte de résident avec une durée de… 5 ans !! J’ai vu « ５年 » sur la carte, j’ai aussitôt oublié ces mésaventures, car la plus belle des récompenses, c’est d’avoir pu recevoir ce visa, et d’être soulagée que finalement mon dossier soit bien passé. Quel bonheur de voir que je vais encore pouvoir profiter de ce beau pays encore 5 ans !

Nouvelle carte de résident, nouveau visa en mains ! L’aventure au Japon peut se poursuivre 🎵💕

※ Vocabulaire

在留期間 (ざいりゅうきかん – zairyū kikan) = période de séjour
更新 (こうしん – kōshin) = mise à jour, renouvellement
パスポート (pasupooto) = passeport
在留カード (ざいりゅうかーど – zairyū kaado) = carte de résident
証明写真 (しょうめいしゃしん – shōmei shashin) = photo d’identité
住民税の納税 (じゅうみんぜいののうぜい – jūminzei no nōzei) = impôts
住民税の課税 (じゅうみんぜいのかぜい – jūminzei no kazei) = taxe d’habitation
労働契約書 (ろうどうけいやくしょ – rōdō keiyakusho) = contrat de travail
退職証明書 (たいしょくしょうめいしょ – taishoku shōmei-sho) = certificat de travail
収入印紙 (しゅうにゅういんし – shūnyūinshi) = timbre fiscal
申請受付票 (しんせいうけつけひょう) = bon d’acceptation de la demande
ハガキ (hagaki) = carte postale

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